Heute bin ich mal nicht alleine unterwegs… sondern sozusagen mit der Fellowship of BAIN aus Zürich zugeschalten.

ISAD(G)

ISAD(G) ist die Abkürzung für International Standard Archival Description (General), ein internationaler Anwendungsstandard zur Verzeichnung archivischer Unterlagen.

1988 fanden ausgehend durch die ICA (Internationale Archivrat) und mit Unterstützung der UNESCO erste Bemühungen statt welche 1994 in der ersten Fassung gipfelten. Als Grundlage dienten die analog verwendeten Findbücher. Seit 2000 ist die zweite revidierte und bis heute gültige Fassung der ISAD(G) in Kraft.

Der Standard hat 7 Informationsbereiche unterteilt in 26 Verzeichnungselemente.

Als Pflichtfelder gelten:

  • Signatur
  • Titel
  • Provenienz
  • Entstehungszeitraum
  • Umfang
  • Verzeichnungsstufe

Der Entstehungszusammenhang (Provenienz) hat bei Archivalien eine besondere Bedeutung. So ist es wichtig für die Einordnung (Kontext) zu wissen was für einen Weg das Medium hinter sich hat bis es ins Archiv kam. Im Archiv endet diese Dokumentation nicht, sondern es wird auch vermerkt welche Person es im Archiv übernommen hat. Zudem werden allfälligen Reparaturen oder Restaurationen notiert.

In Archiven werden die Objekte meist an den Bestandsbildner angehängt. Zudem ist es meist hierarchisch in Stufen aufgebaut:

  • Archiv
  • Bestand
  • Serie
  • Dossier
  • Dokument

Die zuarchivierenden Objekte kommen meist aus Nachlässen. Es kann jedoch auch bereits zu Lebzeiten eine Archivierung stattfinden. Dies nennt man dann Vorlass. Da der Bestandsbildner noch Auskunft über sein Schaffen geben kann ist es wichtig diese Informationen auch aufzunehmen und entsprechend zu vermerken.

Meist handelt es sich bei den Objekten im Archiv um Unikate während in der Bibliothek Duzendware steht. Aber auch hier gibt es Ausnahmen, z.B. Handschriften. Als Beispiel kann die Stiftsbibliothek St. Gallen genannt werden wo sehr wertvolle Handschriften aufbewahrt werden.

Grenzen von ISAD(G):

  • Datensatz ist jeweils nur im Kontext verständlich (z.B. wenn der Titel «Protokoll» lautet braucht es immer den Kontext da der Titel allein nicht verständlich ist.)
  • Verzeichnungsstufen (Tektonik) sind eindimensional – man kann ein Objekt nicht mehrfach anhängen sondern nur einmal
  • Keine Vorgaben zur digitalen Langzeitarchivierung (wird jedoch für Archive immer wichtiger – da immer mehr auch digitale Daten vorhanden sind oder auch z.B. ein USB-Stick)

EAD (Encoded Archival Description) ist ein XML-Austauschformat für archivische Findmittel.

Detour

Tektonik kommt aus dem griechischen und heisst Baukunst. Im Archivkontext wird damit die hierarchische Gliederung des Archivs in Gruppen, Abteilungen oder Sammlungen bezeichnet.

Findbücher sind schriftliche Verzeichnisse der Archivalien. Sie dienen als Findmittel (früher Karteien heute Archivinformationssystem/Datenbanken).

Für Normdateien wurde von der ICA der Standard ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) verabschiedet. Mit diesem Standard können Aktenbildner beschrieben werden. Somit wird die Verbindung zwischen Urheber und Unterlagen standardisiert.

Aktuelle Entwicklung

  • Umstieg von ISAD(G) auf RiC bedingt auch einen Systemwechsel (meist grosse Migrationsprojekte vonnöten)
  • OCR – vermehrt Volltextsuche auch für Handschriften (Schrifterkennung)
  • Wikidata (hier werden viele Fakten und Informationen zentral verzeichnet – mittels Property archives at können sich Archive welche Archivalien haben positionieren)
  • Metagrid (Vernetzungsinitiative)

In Archiven ist ein anderer Denkansatz vorhanden als in Bibliotheken. Um Archivsoftware zu verstehen ist es daher wichtig sich des anderen Blickwinkels bewusst zu sein. Allgemein ausgedrückt ist es essenziell die Normen, auf welchen die Software aufgebaut ist zu kennen. Daher habe ich mich nochmals mit ISAD(G) auseinandergesetzt.

Persönlich: An meiner Arbeitsstelle bin ich sozusagen auch Aktenbildnerin. Unterlagen verstorbener Kunden bis 2012 sind im ELAR ersichtlich. Zwischen 2012 – 2018 wurden die Dokumente in einem speziellen System (DMMS) abgelegt. Ab 2018 werden die Dokumente im ServiceCase angehängt. Diese Tools sind nicht miteinander verbunden daher kann es durchaus vorkommen, dass in allen drei System gesucht wird. Ich nehme jedoch an, dass das physische Archiv dahinter an einem Ort ist. Regeln zu haben was wie beschriftet sein muss ist daher ein grosser Vorteil.

Trocken würden die einen sagen… aber ich finde auf meiner Reise durch BAIN muss auch Platz da sein für Theorie. Bis bald.